Durch die Microsoft Outlook Stellvertretung ist es möglich anderen Personen, innerhalb Ihrer Organisation, die Berechtigung für das Lesen und bearbeiten von Outlook-Elementen zu erteilen. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn eine Person zum Beispiel in den Urlaub geht oder aufgrund von Krankheit nicht anwesend sein kann.

1. Um die Stellvertretung einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

2. Daraufhin kommen Sie in das „Kontoinformationen“ Menü. Dort klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“.

3. Es öffnet sich ein kleines Menü, dort klicken Sie auf „Zugriffsrechte für Stellvertretung“.

4. Anschließend öffnet sich das „Stellvertretungen“ Fenster. Dort können Sie auf „Hinzufügen…“ klicken, um eine Stellvertretung hinzuzufügen.

5. In dem nun geöffnetem Fenster sehen Sie eine Übersicht von all den Personen, die sich in Ihrer Organisation befinden. Wählen Sie die gewünschte Person mit einem Klick aus. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und danach auf „OK“.

6. In dem neuen Fenster „Berechtigungen der Stellvertretung: **Name Stellvertreter**“ können Sie individuell einstellen mit welchen Berechtigungen, die Bereiche festgelegt werden. Für Kalender, Aufgaben, Posteingang, Kontakte und Notizen können Sie die Berechtigungsstufe jeweils individuell einstellen.

7. Hier können Sie die verschiedenen Berechtigungsstufen einstellen. Diese unterscheiden sich in Prüfer, Autor und Bearbeiter. Zum Schluss klicken Sie „OK“ um den Vorgang abzuschließen.

8. Sie kommen wieder in das „Stellvertretungen“ Fenster. Dort sehen Sie nun die hinzugefügte Person. Sie können bei dieser Person nun die Berechtigungen wieder verändern oder diese auch wieder entfernen und die Eigenschaften des Kontakts einsehen. Unter anderem können Sie auch weitere Stellvertretungen hinzufügen.