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Outlook Desktop – Einrichtung automatische Antworten

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1. Öffnen Sie Outlook für Desktop und klicken Sie links oben auf „Datei“

2. Wählen Sie das gewünschte Mail-Konto aus und klicken auf „automatische Antworten“

3. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

  • „Automatische Antworten senden“ aktivieren
  • Setzen Sie den Haken bei „Nur in diesem Zeitraum senden“
  • Wählen Sie den Zeitraum in welchem die automatischen Antworten aktiv sein sollen
  • Tragen Sie jeweils im Textfeld die Abwesenheitsnotiz für interne und externe Kontakte ein (Innerhalb meiner Organisation und außerhalb meiner Organisation)
  • Wurden alle Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie mit „OK“

4. Nach erfolgreicher Aktivierung der automatischen Antwort erscheint folgendes Feld gelb

Outlook Web– Einrichtung automatische Antworten

By Outlook

1. Öffnen Sie Outlook Web

  • Info: Outlook Web erreichen Sie über folgenden Link: http://outlook.office365.com

2. Öffnen Sie in Outlook Web das Einstellungs-Menü oben rechts

4. Klicken Sie auf „Alle Outlook-Einstellungen öffnen“

3. Klicken Sie auf „E-Mail“ und danach auf „Automatische Antworten“, folgen Sie den Anweisungen unten:

  • „Automatische Antworten ein“ aktivieren
  • Setzen Sie den Haken bei „Antworten nur in einem bestimmten Zeitraum senden“
  • Wählen Sie den Zeitraum in welchem die automatischen Antworten aktiv sein sollen
  • Tragen Sie jeweils im Textfeld die Abwesenheitsnotiz für interne und externe Kontakte ein (Innerhalb meiner Organisation und außerhalb meiner Organisation)
  • Wurden alle Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie mit „Speichern“

4. Nach erfolgreicher Aktivierung der automatischen Antwort erscheint folgendes PopUp

Outlook Desktop – Verwendung von Schnellbausteinen

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1. In Outlook auf „Neue E-Mail“ klicken (wenn Sie einer E-Mail antworten klicken Sie rechts oben, oberhalb der Adressleiste auf „Ausklappen“)

2. Schnellbaustein speichern

  • Wenn Sie sich in dem Textfeld befinden können Sie Texte, welche immer wieder identisch sind, wie z.B. eine Auftragsbestätigung, abspeichern und dann ganz einfach hinzufügen. Markieren Sie den gewünschten Text. Sie klicken auf „Einfügen“ und sehen nun das Feld „Schnellbausteine“.
  • Klicken Sie auf das Feld „Auswahl im Auto Text-Katalog speichern“. Es öffnet sich das Einstellungs-Fenster.
  • Im Feld „Name:” können sie ein Kürzel (z.B. #AuftBest) eintragen welches sie zukünftig eingeben können, um den Textbaustein einzufügen. Mit der Tabulator- oder Enter-Taste bestätigen Sie Ihre Eingabe. Nach der erfolgreichen Bestätigung wird der von Ihnen gespeicherte Text hinzugefügt.
  • Tipp: Sie können Ihren markierten Text mithilfe einer Tastenkombination (Alt + F3) schneller als Baustein speichern. Sie gelangen durch diese Tastenkombination direkt zu dem letzten Fenster und müssen somit nicht durch das Menü navigieren.
  • Tipp: Wenn ihre Ansicht in Outlook folgendermaßen aussieht (siehe Bild), dann müssen sie, wenn sie nicht die Tastenkombination benutzen, rechts in der Menü-Leiste auf das von Uns mit einem Pfeil markierte Dreieck klicken, damit sich das Menü erweitert.